באדיבות אור הדר, yazamco
כאשר עוברים למשרד חדש חשוב להבטיח שהחלל במשרד יתאים לייעוד שלו ולוודא רכישה נבונה של הפריטים והמכשירים הנדרשים לתפעול המשרד, במחיר הטוב ביותר האפשרי. לפניכם מספר טיפים שיסייעו.
לפני הכל – בטיחות
לפני שתתחילו לעבוד בחלל החדש וודאו שהוא עבר את הבדיקות הבטיחותיות הנדרשות והוא נחשב לסביבת עבודה בטוחה. בדקו אם גודל החלל מתאים לעסק שלכם.
המשרד צריך להיות לא רק גדול מספיק כדי שיתאים לכם ולעובדים שלכם לפעילות היומיומית, אלא גם קטן מספיק כדי לשמור על עלויות נמוכות. כדאי לחשב את גודל המקום שאתם זקוקים לו, ולקחת בחשבון גם אפשרויות להתרחבות בעתיד הקרוב, כך שלא תצטרכו לעבור באופן מידי אם וכאשר המשרד שלכם יתרחב.
קחו בחשבון גם את מיקום הנכס. בדקו שהאזור בטוח ונגיש לעובדים וללקוחות שלכם. הקפידו לבדוק שבמקום יש חניה נאותה לעובדים, לאורחים ונגישות לנכים.
ארגון יעיל ונכון של המשרד
חשוב לתכנן את המשרד נכון מבחינת הנדסת אנוש כי העובדים אמורים לבלות במשרד שעות רבות מול המחשב בכול יום.
בזמן תכנון פינות העבודה במשרד חשוב להקצות מקום במשרד לכל אחד מהעובדים, לבדוק את שטח המשרד ואת מספר חדרי העבודה או פינות העבודה שהוא יכול להכיל. עליכם להחליט אם לכול עובד יהיה חדר נפרד או פינת עבודה נפרדת. כמו כן, זכרו שכל אחד מהעובדים נזקק לשולחן עבודה ולכיסא, ובנוסף גם לציוד משרדי אישי.
כשפורסים את תחנות העבודה צריך לקחת בחשבון את צרכי התקשורת. למשל, לבדוק אם תזדקקו בכול חדר לגישה לאינטרנט ולטלפון. קרוב לוודאי שיהיה צורך להציב את שולחנות העבודה ליד נקודות הגישה למחשבים ולטלפונים.
תכננו מערכת של כבלים וחוטי חשמל שלא יהיו חשופים מטעמי בטיחות. התקינו צינורות רחבים להשחלת הכבלים והחוטים כשהם צמודים לקירות, או חצובים מתחת לקירות, כדי לשמור על בטיחות העובדים.
סידור ומיקום הרהיטים ומכשירי האלקטרוניקה בחלל המשרד הם חשובים. למשל, בדקו אם אור השמש שחודר מהחלון לא בוהק על גבי מסך המחשב. בדקו אם אפשר לעבור בקלות מהדלת לאזורים אחרים במשרד.
סדרו את מרחב המשרד ביעילות כך שיימצאו בו פריטים שנדרשים לעבודה מידית כמו נייר ליד המדפסת. את פריטי העבודה שבהם אינכם משתמשים באופן קבוע, החזיקו מחוץ לטווח הראיה.
קנייה נבונה של ריהוט וציוד משרדי
החליטו איזה ציוד משרדי נדרש לכם כדי לתפעל את המשרד והיכן תרכשו פריטים אלה. ציוד זה כולל מצד אחד מכשירים כגון מדפסת, מחשבים, מערכת טלפוניה, ומצד שני פריטים משרדיים יומיומיים כגון נייר, עטים, שדכנים, אטבים ועוד.
את הציוד ניתן לרכוש במחיר מוזל בחנויות לציוד משרדי. כדאי להשוות מחירים, בחנו את אתרי האינטרנט, במיוחד של הרשתות הגדולות, אולי גם תמצאו שם מבצעים אטרקטיביים.
כדי לייעל את השטח ולצמצם בעלויות מומלץ לשקול מכונת צילום משולבת, כלומר, מכשיר אחד שכולל את כל הפונקציות: הדפסה, צילום, סריקה ומשלוח פקסים. בדקו מה עדיף לכם לרכוש מכונה למשרד או לשכור אותה במחיר זול יחסית.
בדקו באינטרנט או בעיתונות המקומית אם עסקים שנסגרו מציעים ציוד משרדי ומכשירים למכירה במחירים זולים מאוד.
לפני רכישת מערכת טלפוניה, כדאי לבדוק איזו מערכת נותנת לכם את המענה המדויק ביותר לצרכים שלכם. אין טעם לרכוש מרכזייה עם 30 שלוחות כשבמשרד רק 5 עובדים למשל. כדאי גם לברר ולשאול בעלי עסקים אחרים באיזו מערכת טלפונית הם משתמשים ועל מה הם ממליצים.
